Opgradering af Conference Manager^TM

Kenneth Ingemann Larsen 16.11.2010 kl. 13:15

Spørgeskemamodul

Spørgeskemamodulet har fået en ordentlig overhaling med masser af forbedringer til følge. Det er nu muligt at redigere skemaet indtil det er udsendt og udsendelse kan ske før arrangementet afholdes, så spørgeskemaer kan bruges til andet end evaluering. Spørgsmål kan grupperes under sigende overskrifter, eksempelvis ”om kurset”, ”om forelæserne” osv. Det nye skema er en integreret del af din tilmeldingswebside og besvarelserne sker nu direkte på denne.

En anden væsentlig forbedring er, at det med det nye skema er muligt at rykke for besvarelser. Og så er det taget med i kopieringsfunktionen, således at arrangementer, der bruger det nye skema, ved kopiering tillige vil rumme spørgeskemaerne. På afrapporteringsdelen byder spørgeskemaerne på en ny grafisk oversigt og som hidtil kan du trække særskilte rapporter i Excel. Et eksempel på den grafiske oversigt er gengivet herunder.

”Træk og slip sortering” samt ”udvidede søgekriterier”

Det ligger os på sinde at optimere Conference Manager™ til din anvendelse og i den nye version introducerer vi to nye funktionaliteter: ”Træk og slip sortering” og ”udvidede søgekriterier”. Bliver funktionaliteterne positivt modtaget, implementerer vi dem ind overalt hvor de kunne tænkes at være relevante.

”Træk og slip sorteringen” kan du opleve i spørgeskemaet, hvor sorteringsrækkefølgen kan ændres, ved simpelthen at trække spørgsmålet til rette sted og slippe.

De ”Udvidede søgekriterier”, der er implementeret ind på personlisterne ved invitationer, spørgeskemaer og navneskilte, kommer til udtryk ved, at du nu kan udføre en mere kvalificeret søgning blandt dine deltagere. Hvor du i dag kun kan søge på navn eller e-mailadresse, kan du med de ”udvidede søgekriterier” vælge, om du vil søge på alle dine felter eller et eksakt af disse. På søgningen ”Peter” vil du således kunne få match på både personen ”Peter” og på deltagere bosiddende på ”Peter Bangs Vej”.

Kalenderintegration

Under ”website” kan du aktivere, at der i tillæg til kvitteringsmailen skal sendes en særskilt mail, via hvilken deltageren kan registrere aftalen i sin kalender. Du kan selv definere emne og beskrivelsestekst. Dato, klokkeslæt og afsender af budskab tages direkte fra dit arrangement. Bruger du Microsoft Outlook, vil du formentlig allerede kende mailen fra mødeindkaldelser mv.

Giv os gerne konstruktiv kritik på ovenstående, når du har prøvet det af.

Har du spørgsmål vedrørende opdateringen, er du velkommen til at kontakte os på telefon: 88832020.

På vegne af holdet bag Conference Manager™

Til top

Daglige rekorder – på flere fronter!

Karin Teilmann 18.08.2010 kl. 17:07

Vi sætter dagligt rekord – både i antallet af nyoprettede arrangementer og antallet af tilmeldte deltagere og antallet af kunder. Det går hastigt fremad for Conference Manager™, som for alvor har fået vind i sejlene.

Således er der nu oprettet mere end 1.800 arrangementer i Conference Manager™ for flere hundrede forskellige virksomheder, herunder Novo Nordisk, Region Hovedstaden, Danmarks Journalistforbund, Jyske Bank, Uddannelsesforbundet, Miljøministeriet og mange andre.

”Der er ingen tvivl om, at vi efter 1,5 år for alvor har fået vind i sejlene! Virksomhederne har virkelig opdaget hvor stor en lettelse det er at anvende Conference Manager™ i registreringsprocessen til alle typer arrangementer.” udtaler direktør Rasmus Teilmann og fortsætter: ”det er båret godt på vej af et velkørende team, hvor jeg særligt vil nævne vores leder af support og undervisning, Pernille Vestberg og May Britt Skounsø, som gør et fantastisk arbejde med at vise verden, at vores produkt er det mest nyskabende og mest fremadstormende produkt på markedet”

Hvis du vil høre mere om mulighederne med Conference Manager™ kan du kontakte:

Konsulent Pernille Vestberg eller salgschef May Britt Skounsø.

Til top

Nye funktioner: sortering på menu punkter, deltagerlister og kopier arrangement

Kenneth Ingemann Larsen18.08.2010 kl. 16:22

Mellem klokken 17 og 18 i dag, har vi endnu engang fornøjelsen af at opgradere din Conference Manager™ licens, denne gang med tre funktionaliteter, der har været kraftigt efterspurgt blandt vores kunder.

Sortering på tilmeldingswebsitets menupunkter

Første funktionalitet er "sortering på menupunkter" på tilmeldingswebsitet. Indtil nu har de tre obligatoriske menupunkter "Arrangementets forside", "Om afholdelsesstedet" og "Tilmelding" figureret i nævnte rækkefølge på tilmeldingswebsitet. Nu kan man ændre sorteringsrækkefølgen på alle menupunkter.

Deltagerlister

På tilmeldingswebsitet er det nu muligt (også for igangværende arrangementer) at få publiceret lister over hvem der er meldt til arrangementet. Som kursusarrangør har du kontrollen. Du kan vælge, at alle skal fremgå af listen, eller du kan vælge at give deltagerne vetoret, således at de selv skal angive om de ønsker at fremgå når de melder sig til. Vælger deltageren ikke at fremgå, vil de dog stadig fremgå i antallet af tilmeldte, der offentliggøres sammen med listen. Standard fremgår for- og efternavn på de tilmeldte af listen, men som kursusarrangør kan du vælge blandt alle de på arrangementet oprettede felter, dog undtaget e-mail adressen, som aldrig vil blive offentliggjort.

Du kan endvidere markere, at deltagerne har lov til at uploade et profilbillede af sig selv, samt links til deres sociale netværksprofiler som Facebook, Twitter og LinkedIn. Skulle deltagerne have lyst, kan de også lave en mere fyldestgørende beskrivelse af dem selv og deres virke, hvis du altså aktiverer dette felt for dem. Listerne kan du markere som offentligt tilgængelige eller som "kun synlige for tilmeldte og inviterede". Du kan endvidere vælge, at det kun er nogle deltagerkategorier der skal fremgå, således at særlige VIP grupper eksempelvis undlades på listen. Et eksempel på en deltagerliste kan ses herunder:

Backup- og kopieringsabonnement

Conference Manager™ er blevet en stor succes og mængden af data i systemet er substantiel. Derfor aktiverer vi en automatiseret oprydningsfunktion, der vil slette data for arrangementer, som er afholdt for mere end 6 måneder siden, med mindre man har "backup og kopieringsabonnement". "Backup- og kopieringsabonnement" koster kr. 2.500,- årligt, uanset antallet af brugere der gør brug heraf, og med dette abonnement bevares dine arrangementer i 24 måneder efter afholdelse.

Udover kopiering af de historiske arrangementer, giver kopieringsfunktionen også let adgang til igangsættelse af fremtidige kursusrækker mv. Har du eksempelvis tolv ens kurser, kan du oprette det ene og klone det elleve gange, med en ny dato, et nyt afholdelsessted og et nyt websitenavn. Så er du hurtigt videre til det mere spændende, nemlig at administrere tilmeldingerne på arrangementerne.

ønsker du at tegne "backup- og kopieringsabonnement" kan du gøre det ved at fremsende en mail til May Britt på mbs@conferencemanager.dk.

Har du spørgsmål vedrørende opgraderingen, så tøv ikke med at kontakte Pernille, som sidder klar til at assistere dig på telefon: 88832020.

På vegne af holdet bag Conference Manager™

Til top

Conference Manager^TM byder nu på billetmodul

Kenneth Ingemann Larsen 13.07.2010 kl. 15:57

Den første juli aktiverede vi som lovet en ny funktion i din Conference Manager™ licens, nemlig et billetmodul. Via billetmodulet kan du designe en billet for dit arrangement, indeholdende egne billeder og logo, dynamiske fletfelter, faste tekstformuleringer og et billetnummer angivet som læsbar tekst/stregkode. Billetten sendes, ved deltagernes tilmelding, som en særskilt PDF, til eget udprint. Et eksempel på en billet kan ses herunder.

Ved afholdelse af dit arrangement kan du med en stregkodelæser tilsluttet en computer, og med Conference Manager™ åben i en browser, let registrere deltagerne løbende som de ankommer. Er dit arrangement et betalingsarrangement og er en gæst i restance eller anvender gæsten en allerede indløst billet, gøres du naturligvis opmærksom herpå, så du kan reagere på dette. Tilsvarende gøres du opmærksom på, hvis en skannet billet tilhører en deltager, der er blevet slettet fra arrangementet efter sin tilmelding.

Ved skanning af gyldige billetter, registreres deltageren straks som deltagende på arrangementet. Dette letter udsendelse af spørgeskemaer, til efterfølgende evaluering, betragteligt.

Du kan tilslutte lige så mange stregkodelæsere, som du har licenser i Conference Manager. Modulet kan dog også anvendes uden stregkodelæsere, ved at du selv taster billetnummeret i billetmodulet, ved deltagerens ankomst.

Bemærk: Har du allerede et igangværende arrangement og ønsker du at gøre brug af billetmodulet på dette, kan det sagtens lade sig gøre. Design blot din billet og send de tilmeldte deltagere en besked om, at de skal følge linket fra deres oprindelige tilmeldingskvittering, til deres personlige downloadsektion i Conference Manager™. Dér vil de kunne downloade deres billet.

Har du spørgsmål vedrørende opgraderingen, så tøv ikke med at kontakte Pernille, som sidder klar til at assistere dig på telefon: 88832020.

Til top

1. juni 2010 gennemfører vi den hidtil største versionsopgradering af Conference Manager^TM

Kenneth Ingemann Larsen 31.05.2010 kl. 16:00

Her er listet en kort oversigt over hvad opgraderingen indeholder. ønsker du en nærmere beskrivelse henviser vi til denne side: KLIK HER

Kategoriændringer og ændringer i oprettelse af arrangement

Du kan angive på deltagerkategoriniveau, om deltagerne skal være inviteret, eller om de må tilmelde sig direkte på websitet, uden at være inviteret.

Det bliver også muligt at tilmelde unavngive deltagere. Derved kan der reserveres et antal pladser uden at angive hvem der besætte disse. Som arrangør bliver du sikret grundbeløbet her.

Unavngiven tilmelding kan tillige ske som bloktilmelding, altså fuldstændig ukompliceret tilmelding af eksempelvis 10 unavngivne deltagere. Dette åbner også op for at man ved tilmelding som inviteret kan melde en ledsager og dobbeltværelser der kræves beboet af to kan bookes.

Hver kategori har fået et beskrivelsesfelt, som du evt. kan udfylde, med en tekstlig beskrivelse af indholdet i denne kategori.

Tilmeldingswebsite ændringer

Tilmeldingswebsitet er komplet redesignet - i flow såvel som funktion. Særligt måden hvorpå tilmelding af flere deltagere på en ordre sker, har været i fokus. Dette slår igennem i tilvalg, værelser og program.

"Særlige kommentarer" feltet er flyttet til sidste side, da vi har oplevet, at deltagerne skrev alle mulige ting i dette felt, som gav sig selv længere fremme i tilmeldingsprocessen.

Ved registrering af ordre (på det sidste trin) verificeres det, om der stadig er plads eller om en anden har snuppet ledige allotments for næsen af tilmelderen. Er der ikke plads til en eller flere, tilbydes de overført til kølisten, hvis denne er aktiveret på arrangementet.

"Ingen overnatning" kan deaktiveres og kursusarrangøren kan tildele en pris på "Ingen overnatning", hvis denne "værelsestype" udbydes.

Navneskilt ændring

Det er justeret til, at navneskilte ved udskrift, skal sorteres alfabetisk efter navn.

Implementering af logs

Der er implementeret udlæsning af logs på deltagerniveau.

Tilmelding ved kursusarrangør via adminen, samt brud på allotments
Tilmelding af deltagere direkte fra adminen, er nu integreret ind i selve adminen, der nu er et selstændigt faneblad i adminen.

Når du som kursusarrangør selv melder inviterede til via adminen, har vi åbnet op for, at du kan forcere tilmeldingen, selv om allotments herved overskrides. Dette selvfølgelig med advarsel undervejs og registrering af ændringer i dertil hørende logs.

Komplet ”Sendt post” oversigt

Mailafsendelse fra Conference Manager er markant forbedret. Nu kan du i punktet "Sendt post" se alle de mails der er afsendt fra systemet vedrørende dit arrangement, og det uanfægtet mailen er sendt af dig selv som arrangør eller af en anden loginberettiget, eller fra tilmeldingswebsitet til deltagerne direkte. Indholdet kan læses.

Mailen kan gensendes osv. Er e-mailadressen forkert, kan den rettes direkte i mailen og oven i købet, så det slår igennem på deltagerens profil også.

Hvad du har i vente, til snarlig levering

Sidst men ikke mindst vil jeg afslutningsvis fortælle om den næste version, som vi er startet på.

1. juli aktiverer et komplet billetmodul, hvor en billet kan designes i vores velkendte "navneskiltedesigner" og derved rumme de samme elementer, som allerede kendes herfra (personlige informationsfelter flettet direkte fra databasen, billeder, fast tekst osv.). I tillæg vil billetten kunne udstyres med billetnummeret som stregkode, således at den ved deltagerens ankomst, kan udkrydses i Conference Manager ved hjælp af en stregkodelæser.

Billetterne sendes ved tilmelding ud som særskilt PDF, til deltagerens eget print. Men de kan også downloades fra tilmeldingswebsitet, under den enkelte deltagers profil, når vedkommende er logget ind. Selvfølgelig kan du som kursusarrangør printe billetterne også, som du allerede kender det fra navneskiltene, i tilfælde af, at en deltager ikke selv har printet den ud.

Læs mere her

Til top

Workshop om mulighederne i Conference Manager^TM for DKBS Centre

May Britt Skounsø 04.05.2010 kl. 15:11

Mandag den 10. maj 2010 fra kl. 10-13 inviteres konferencekoordinatorer, bookingmedarbejdere, hotelchefer eller -direktører til en workshop om mulighederne i den nyeste version af Conference Manager™.

For at dele denne viden om udbyttet af Conference Manager™, er der taget initiativ til at lave en workshop for DKBS konferencecentre med "best practise" om Conference Manager™ på Hotel Koldingfjord.

Valget af Hotel Koldingfjord er ikke en tilfældighed, da direktør Peder J. Madsen og hans personale allerede er aktive glade brugere af Conference Manager™. Peder har på egen opfordring valgt at lægge lokaler til workshoppen, da han brænder for systemet og ønsker at hans kollegaer i branchen, også skal have lov til at opleve hvilke muligheder der er, for at skabe yderlig loyalitet hos kunderne ved hjælp af Conference Manager™ samt lette administrationen.

Til top

Nye certificeringskurser

May Britt Skounsø 03.05.2010 kl. 14:00

Der er kun ét kursus tilbage før sommerferien – og vi har nu planlagt de første kurser i efteråret. Første kursus efter sommerferien er programsat til 23. august og det næste 4. Oktober.

Der er max. 12 pladser på hvert hold og først til mølle tilmelding

Til top

Stor opgradering på vej

Kenneth Ingemann Larsen 27.04.2010 kl. 10:20

Lige nu lægger vores programmører sidste hånd på næste store opgradering. Derefter går vi i intensiv testmode. Forventet levering til dig: medio maj måned. Glæd dig - meget godt er i vente!

Til top

Danske Konferencecentre tager kæmpe spring

Rasmus Teilmann 22.04.2010 kl. 10:05

For første gang siden lanceringen af Conference Manager™ hos Danske Konferencecentre, har man nu opgraderet hele platformen til seneste udgave af systemet.

Det betyder, at alle kunder hos Danske Konferencecentres næsten 100 medlemsvirksomheder, nu får fuld adgang til alle de mange nye funktion-aliteter i Conference Manager™, som er kommet til over det seneste år.

Til top

Så er vi også at finde på Facebook!

Karin Teilmann 19.04.2010 kl. 11.42

Via vores facebook side er det vores ønske at åbne for en platform med åben dialog og udveksling af viden mellem os, vore kunder og andre interesserede, samt vores kunder imellem. Stil gerne spørgsmål og del dine erfaringer med andre brugere på siden.

Vi vil bruge vores facebook side til at annoncere opdateringer og nyheder om sidste nye tiltag og updates til systemet, samt information om, hvor vi udstiller og kan mødes og meget mere.

Endvidere vil vi indlægge smarte tips og tricks til hvordan du skyder genvej i dit arbejde med Conference Manager™ og informere om hvad der er på bedding i nær fremtid.

For egentlig support vil vi dog foretrække den personlige og direkte kontakt mellem os og kunde, da vi mener at vi på den måde yder den bedste service. Vores supportere vil heller ikke, til at starte med, være tilgængelige på siden i samme grad som ved telefon og mail.

På sigt vil kommunikationen via vores side på facebook, erstatte vores nyhedsbreve, da vi via siden vil komme med nyhederne når de er der, i stedet for at ”samle sammen” til et kvartalsvist nyhedsbrev.

De samme informationer som er at finde på vores website? Ja, i grunden – men det praktiske er, at du kan blive adviseret via din egen facebook profil, hver gang der sker noget nyt, du kan kommunikere og dele viden med andre og du har endnu en mulighed for at stille spørgsmål og kommunikere med os.

Endvidere er du velkommen til at dele billeder med os f.eks. af dit event website, dine navnekort eller andet du har brugt Conference Manager™ til. Du kan også dele billeder fra dit event med os på siden.

Vi glæder os til at lære dig endnu bedre at kende på facebook.

Find os, og bliv fan, her.

Til top

Tak for besøget på Mødedagen i Bella Center

May Britt Skounsø 18.03.2010 kl. 13.00

4. marts blev der afholdt ”Mødedag” i Bella Center. Vi var repræsenteret derude og sikken en dag.
Tak for alle besøgene på vores stand. Vi var glade for al interessen og var travlt beskæftiget med at tale med gæster hele dagen.

Nu ser vi frem til at følge op på alle kontakterne. Vi glæder os også meget til forhåbentlig at se rigtig mange igen, som kunder og til vores gratis demo arrangementer her i bygningen.

Til april trækker vi lod om den flotte cykel som var udstillet på standen.

Til top

Endnu en gratis opgradering af Conference Manager^TM

Kenneth Ingemann Larsen 23.02.2010 kl. 09.50

Lad dit eget website blive portal, for dine igangværende konferencer.
Vi har udarbejdet et API (Application Programming Interface), som gør det muligt for dig, at få dine konferencer listet, og løbende ajourført, på dit eget website, uden at skulle involvere en programmør hver gang. Du styrer, via Conference Manager™, hvilke af dine åbne arrangmenter der skal vises via API'et og så kan dine deltagere se de igangværende arrangementer, billede af websitet, antallet af tilmeldte, ledige pladser mv., direkte på dit website. Se et eksempel på et implementeret API hos Nyborg Strand her. API'et koster kr. 2.500,- årligt.

Kobling af deltagerlisten med betalingslisten.

Som bekendt kan en tilmelding rumme flere deltagere, med én betaler, der måske ikke en gang er deltager selv. Det har gjort det svært fra deltagerlisten at se, hvorvidt deltagelse for den enkelte er betalt. Vi har derfor tilføjet en ny kolonne på deltagerlisten, kaldet ordreid. Af ordreid'et vil farvemæssigt afspejles om der er betalt. Er ordren i minus er den rød. Er den i plus eller i nul, er den grøn. Fra ordreid'et linkes der direkte til betalingsoversigten for den specifikke ordre. Ved eksport af deltagerlisten til Excel, vil ligeledes fremgå, hvorvidt der er betalt eller ej. Vi afgør stadig ikke, om deltagere i minus skal have lov at deltage eller ej på dit arrangement, men har via denne kobling nu gjort det lettere for dig selv, at gøre det.
Forbedret søgning og udvidet filtrering er andre funktionaliteter, der er kodet ind på betalingslisten.

Online betalingskort - nu bliver det ikke lettere.

For de, der har Conference Manager™ med tilknyttet betalingsaftale for betalingskort, er administrationen af betalinger allerede let. Men med indførelsen af "multiindløsning", gør vi det nu endnu lettere. I søgefilteret på betalingsoversigten, kan du nu søge på alle "ikke indløste kortbetalinger", markere disse ved et klik, og klikke "Indløs". Så står pengene sikkert på din konto i banken, lang tid før, fakturaer, bankoverførsler mv. bliver afregnet. Der er administration at spare og rentepenge at hente, samtidig med, at du sikrer dig, at de tilmeldte rent faktisk mener det, når de tilmelder sig.

Katastrofen på Haiti satte også sit præg på Conference Manager™.

Sammen med flere sponsorer etablerede Conference Manager™ tidligt et arrangement, hvor tilmeldte kunne melde sig til motion for Haiti. Arrangementet anvender den seneste teknologi for design af websites og selvom arrangementet på nuværende tidspunkt er afviklet, har vi ladet websitet forblive aktivt, så du kan se, hvad vores grafikkere kan gøre for dig, hvis du bruger dem, til at sætte dit næste website op.

Websitet kan ses her: www.conferencemanager.dk/motionforhaiti/
Til info kan oplyses, at der blev samlet godt kr. 120.000 ind, til ofrene for katastrofen, som er doneret til "Læger uden grænser".

Kryptering af tilmeldingsproces.

Sikkerhed ligger os på sinde. Derfor har vi øget sikkerheden, på dine arrangementers tilmeldingswebsites, således at al information afgivet af dine deltagere i tilmeldingsprocessen, nu SSL krypteres.

Angivelse af arrangørinformationer.

Særskilte felter er oprettet, til angivelse af navn og adresseoplysninger, for arrangøren af arrangementet. I praksis vil dette oftest være det firma, som licensindehaveren er ansat i, men for de, der har vores PCO licens med rettighed til at administrere arrangementer for andre, åbner det op for muligheden for at angive en særskilt arrangøransvarlig. Arrangøren vil slå igennem som ansvarlig under "Betalingsbetingelser" og under "Betingelser for tilmelding". I den forbindelse har vi tillige gjort det muligt, på det specifikke arrangement, at få indsat en betalingsaftale, således at pengene ved onlinebetaling går direkte ind på kundens konto, frem for PCO licens indehaverens.

Conference Manager™, nu også internationalt og i alle farver!

Med vores to nye websites, www.conferencemanagerpro.com og www.conference-manager.eu går vi nu målrettet mod det internationale marked for administration af konferencer og events. Conference Manager™ er derfor oversat til engelsk, hvilket tillige gør det muligt at anvende programmet i danske virksomheder, hvor koncernsproget er engelsk.

Vi har endvidere gjort valg af flere valutaer tilgængelig og har i den anledning åbnet op for anvendelse af decimaler på alle valutaer, da afrunding til nærmeste hele beløb, i en valuta som eksempelvis Euro, ikke er lige så nærliggende, som når valutaen er danske kroner.

Som led i vores strategi om at indgå samarbejdsaftaler omkring salg af Conference Manager™, har vi endvidere åbnet op for, at stilen i adminen fuldstændigt kan tilpasses den enkelte organisations ønsker. Hvis du ønsker systemet i røde, grønne eller blå nuancer, eller at indgå en aftale om fællesbranding med Conference Manager™, kan det nu tilpasses.

Optimering af kode.

Koden på Conference Manager™ afvikles allerede hurtigt. Men vi kan altid blive bedre og det er et erklæret mål. Førnævnte stiltilpasninger, caching og optimering af lister bevirker, at der på de tungeste sider kan reduceres med op til et sekund i loadtid. Men er det meget? Ja, med mange tusinde besøgende i spidsbelastningsperioder, på tilmeldingswebsites og i selve adminen, der hver især klikker sig rundt på mange sider, er ved disse optimeringer hurtigt sparret mange timers daglig downloadtid. Den tid der er sparret, skal du ikke vente.

Mediearkiv på navneskilte.

Endelig er mediearkivet, på opfordring fra jer brugere, føjet til som en del af navneskilte designeren.

Til top

May Britt Skounsø i Hotel- og Konferenceavisen

Rasmus Teilmann 26.01.2010 kl. 10.14

"Efter 5 år i front for egen virksomhed valgte May Britt Skounsø at skifte lederstolen i Trippus Danmark ApS ud med en anden hos Conference Manager™...."
Læs hele artiklen her

Til top