FAQ

Spørgsmål og svar

Ofte stillede spørgsmål

Arrangementet:

Betaling:

Website:

Inviter og Ryk:

Deltagere:

Registrering af deltagere ved indgangen:

Spørgeskema:

Fejlet Post:

Support

Support

Hvis du ikke kan finde svar på dit spørgsmål her, så sidder vores supportere klar til at assistere, hvis du skulle få brug for en livline.

Gå til support

Arrangementet:

Kan deltagerne afmelde sig selv?
  • Du har mulighed for at give dine deltager lov til selv at kunne afmelde sig, du kan endvidere fastsætte en dato og tid for hvornår de ikke længere har den mulighed. Under ”Arrangementet” og ”Opsætning” har du mulighed for at redigere om deltagerne kan afmelde sig selv eller ej.


Kan deltagerne selv redigere deres tilmelding?
  • Du har mulighed for at give dine deltager lov til selv at redigere deres tilmelding, du kan endvidere fastsætte en dato og tidspunkt for hvornår de ikke længere skal have denne mulighed. Under ”Arrangementet” og ”Opsætning” kan du tilpasse deltagernes mulighed for at redigere i deres egen tilmelding.


Hvad betyder ” Vis ikke start- og slutdato samt tidspunkt i tilmeldingsforløbet, på ordrebekræftelse og (faktura)”?
  • Ønsker du ikke at få vist dine arrangementsdatoer i tilmeldingsforløbet samt på ordrebekræftelsen, har man mulighed for at skjule disse ved at afkrydse feltet under ”Arrangementet”. Endvidere vil dato og tid for arrangement ikke blive vist hvis du benytter Conference Manager fakturamodul.

    Ved benyttelser af denne funktion kan du have et arrangement hvor nogle af dine deltagere skal deltage til arrangementets dag 1 og dag 2, mens andre deltagere kun skal deltager i dag 2.


Hvordan skjuler jeg mit program i tilmeldingsprocessen?
  • Ønskes programmet ikke vist i tilmeldingsprocessen kan man under ”Arrangementet” og ”Program” øverste til højre trykke rediger og her definere om programmet er en del af tilmeldingsprocessen eller ej, samt om det kun er enkelte deltagerkategorier der skal præsenteres for programmet.


Kan jeg skjule programmet for nogen deltagerkategorier men ikke andre?
  • Under ”Arrangement” og ”Program” kan du i højre hjørne vælge ”Rediger” og definer at kun nogle af dine deltagerkategorier og ikke alle skal præsenteres for programmet.


Betaling:

Hvilke betalingsmuligheder kan jeg tilbyde som arrangør?
  • Som arrangør bestemmer du hvilke betalingsmuligheder deltagerne skal kunne vælge til dit arrangement. Som standard kan du vælge FI/Girokort, bankoverførsel eller en selvvalgt betalingsmulighed. Du kan også vælge at modtage betalingskort, dette afhænger dog af at du har en NETS aftale og et DIBS Premium abonnement, eller at du benytter Conference Managers CMPM-aftale. Du kan endvidere vælge om dine deltagere skal faktureres via email eller EAN.


Website:

Hvordan kan jeg se hvad jeg har lavet på mit website?
  • Under menupunktet "Website" kan du tilgå "aktivering" hvor der er mulighed for at se dit website som "Live preview". Du skal dog huske at tage stilling til alle de felter der er gule på overbliksbilledet under "Website" før du har mulighed for at se et preview.


Hvor store skal mine billeder være?
  • Generelt:
    Af performancemæssige årsager har Conference Manager™ en max billedstørrelse på 940 x 940 pixels.

    I praksis betyder det at alle billeder der på en eller begge ledder overskrider 940 pixels, vil blive skaleret ned (på begge ledder, så det ikke forvrænges i proportionerne).
    Skulle der være behov for at vise billeder der er længere, kan dette klares ved at skære billedet over i flere bidder, af max 940 pixels, og placere dem umiddelbart efter hinanden.
    Derved vil billedet fremstå som ét stort, men reelt være sammensat af flere mindre.

    Topbilledet:
    For at passe til bredden af websitet, skal topbilledet være 940 pixels bredt.
    Normalt anbefaler vi at billedet ikke overskrider 180 pixels i højden, men det står dig frit for.


Kan jeg ændre sprog på mit website?
  • Conference Manager understøtter dansk, svensk, norsk, engelsk, tysk og kinesisk. Du definerer sproget under arrangement, opsætning og indstillinger. Det sprog du vælger vil således være det der fremgår på dit website. Bemærk du selv skal skrive tekster til sitet i det pågældende sprog. Alle standardtekster er genereret af systemet vil ligeledes være på det sprog du har defineret under opsætningen.


Inviter og Ryk:

Hvordan tilmelder jeg en deltager i admin?
  • Ønsker du selv at tilmelde en deltager via administrationsmodulet taster du deltageren ind i invitationslisten og klikker på deres navn. Vælg derefter "Start Tilmelding"-knappen i højre side. Herfra har du mulighed for at gennemgå hele tilmeldingen for den enkelte deltager og derved manuelt tilmelde personen.


Hvordan sætter jeg et link ind i min invitation?
  • Når du har oprettet en invitation under "Inviter og Ryk" har du mulighed for at indsætte et tilmeldingslink, nej-tak-link eller links til andre sider på dit website. Tryk på den "Indsæt link"-knap i værktøjslinjen. Her kan du vælge at benytte de pre-definerede links til forsiden eller tilmeldingssiden, så deltageren straks kan gå ind og tilmelde sig, eller til en af de andre sider på websitet eks. program, lokation m.m.. Du kan endvidere tilføje et "nej tak"-link til invitationen, til de inviterede der ikke har mulighed for at deltage.
    En anden mulighed er at tilføje dit eget link til et website du vælger. Her skriver du blot adressen ind på det website du ønsker der skal linkes til.


Hvordan oploader jeg deltagere til deltagerlisten?
  • Hvis du har dine potentielle deltagere samlet i Excel kan du oploade dem til invitationslisten. Under ”Inviter & Ryk” -> ”Opload Deltageremne” kan du vælge mellem gruppemails eller personlig emails. Gruppemails er hvor mange individer er tilknyttet en og samme emailadresseer. Personlige emails er hvor hver emailadresse kun gælder for én person. Når du oploader deltager skal du definere hvilke kolonner der passer overens med dine personoplysningsfelter, og de informationer der ligges ind i systemet er også for udfyldt for de enkelte deltager når de kommer ind i tilmeldingsprocessen.

    Du skal være opmærksom på at excel fil kan give problemer hvis der er hyperlinks i den (det afhænger af versionen) og der må ikke forefindes flere emailadresse i samme celle.

    Som standard sorteres dubletter fra (identiske emails) men ønsker du at oploade sammen mail flere gang har du mulighed for at markere ”Acceptér flere forekomster af samme e-mail-adresse” og systemet vil overse evt. dubletter.


Deltagere:

Hvor kan jeg se hvem der er tilmeldt?
  • Under "Deltagere" kan du se din deltagerliste, hvor alle der har tilmeldt sig vil figurere. Ved at klikke på et deltagernavn vil du kunne se de valg den enkelte deltager har taget i deres tilmelding, samt kunne redigere deres tilmelding.


Hvordan sender jeg en besked til mine deltagere?
  • Under din deltagerliste har du mulighed for at vælge alle dine deltager eller nogen, tryk herefter på ”Send e-mail”. Du vil nu have mulighed for at komponere en e-mail til de valgte deltagere. Du kan endvidere sende personlig links til deres tilmelding, eller til programmet på websitet.


Hvor finder/ser jeg liste over deltagernes valg?
  • Under ”Deltagere” -> ”Andre lister” har man mulighed for at udtrække deltagerlister på hver enkel valgmulighed under tilvalg samt for de programpunkter som er valgbare. Det er endvidere muligt at se venteliste og annulleringslister samme sted.


Hvor finder jeg min venteliste?
  • Under ”Deltagere” -> ”Andre lister” har man mulighed for at se dine potentielle deltagere der har ønsket at komme på ventelisten. Frigøres der en plads på arrangementet skal arrangøren selv kontakte dem på venteliste. Administrator har mulighed for at udsende en pladsreservation med til ventelistedeltagerne med en tidsbegrænsning på, så skulle den potentielle deltager ikke svare kan pladsen gå videre til næste på listen.


Hvor finder jeg en lister over mine deltagere der er afmeldt/annulleret?
  • Under ”Deltagere” -> ”Andre lister” har man mulighed for at se de deltagere der har valgt enten at afmelde sig fra arrangementet eller er blevet afmeldt af arrangøren. Men husk det er arrangøren selv der definere om deltageren kan afmelde sig selv.


Registrering af deltagere ved indgangen

Vi har jævnligt fået spørgsmålet om hvor mange personer vi skal have til at registrere deltagerne i indgangen – og dette er et relativt kompliceret spørgsmål. Det afhænger af en række faktorer, som vi skal forsøge at give et kort overblik over her.

Hvordan forventer du at deltagerne ankommer?
  • Hvis du har inviteret deltagerne til at komme på et bestemt tidspunkt, hvorefter arrangementet umiddelbart går i gang, kan du forvente en relativt tæt koncentration af deltagernes ankomsttidspunkt. Det betyder, at der vil kunne komme kø, både i forbindelse med parkering, garderobe, billetsalg og ankomstregistrering. Har du udlevering af f.eks. navneskilte eller lignende må du ligeledes forvente kø her. Har du derimod valgt at lade arrangementet starte med et stykke kaffe og morgenbrød, vil du kunne lave en mere glidende ankomstregistrering, lidt afhængig af hvordan det organiseres. Herved vil du kunne spare på antallet af personer til registrering, da det naturligt strækkes over lidt længere periode, uden at deltagerne vil opleve kø. Det følger af, at folk i en sådan situation helt naturligt vil ankomme på lidt forskelligt tidspunkt.

    Du skal regne med, at en registrering i Conference Manager systemet – hvis folk medbringer billet eller navneskilt – tager ca. 8 sekunder. Selve systemet registrerer deltageren på mindre end 1 sekund, men der skal indberegnes tid til at folk skal finde billetten, sige hej osv. Har du meget få deltagere, må du forvente en højere tid. Du kan desværre ikke regne med, at folk står i kø fra dørene åbner og til arrangementet starter - og derfor er det også svært at beregne det totale tidsforbrug udfra ovenstående retningslinie. Du må forvente, at koncentrationen af ankommende deltagere er stigende hen imod arrangementets startttidspunkt og derfor skal du have flest mulige personaler på til ankomstregistrering når arrangementsstarten nærmer sig.

    Worst case: alle ankommer samtidig – best case: ankomsterne sker jævnt over en tilpasset periode.


Har deltagerne selv billet med, når de ankommer?
  • Du kan lette administrationen ved at lade folk selv medbringe en billet eller navneskilt med stregkode, som så kan benyttes til at ankomstregistrere. Desværre må vi også konstatere, at det i praksis ikke er helt så let. Der vil altid være en stor del af deltagerne, som ikke husker billetten, som ikke har en printer eller lignende. Derfor er man altid nødt til under alle omstændigheder, at have en manuel procedure for enten at kunne håndtere udskrivning biller/navnekort eller checke folk manuelt i Conference Manager før de lukkes ind.

    Man kan dog minimere problemet ved at gøre tydeligt opmærksom på, at der forefindes fast-track til gæster der har husket at udskrive billetten – eller at man må forvente lang ventetid, hvis ikke billetten medbringes. Det kan også anbefales kort forinden arrangementets start, at udsende SMS med information om at man skal huske billetten.


Skal der udleveres navnekort?
  • Skal der benyttes navnekort til arrangementet anbefaler vi altid at de udleveres. Effekten af navnekort falder betragteligt, hvis ikke alle bærer dem.


Vil du benytte fuldautomatisk registrering – eller personale med en håndscanner?
  • Ankomstregistrering kan foretages ved benyttelse af håndscannere, således at personale med en computer og en håndscanner kan ankomstregistrere gæsterne. Dette er hurtigt og effektivt. Hvis der skal registreres rigtig mange gæster, kan det være problematisk at have personale nok i den korte periode registreringen foregår – eller man ønsker måske, at personalet skal fokusere sin indsats på de særlige tilfælde, som f.eks. gæster der ikke har medbragt billet eller som skal købe billetter.

    I dette tilfælde, kan man benytte fuldautomatiske scannere, som i praksis er en stander, hvor gæsten kører sin billet forbi en automatisk læser – og systemet derefter byder velkommen. Dette er meget effektivt, og kan skaleres til selv meget store arrangementer. Benyttes fuldautomatisk registrering til betalingsarrangementer er det dog nødvendigt at kombinere med personale, der kan føre opsyn, således at snyd minimeres.

    Standere til ankomstregistrering kan lejes eller købes.


Skal deltagerne betale ved ankomsten?
  • Betalingstransaktioner, hvadend de sker kontant eller med kort, er meget tidskrævende. Det er ikke unormalt at transaktionstiden beregnes i minutter, når der skal betales eller udleveres materiale. Man skal derfor altid overveje ganske nøje, om gæsterne skal betale ved ankomsten – eller om det skal forudbestilles.

    Man kan ofte drage fordel af, at lade folk selv registrere sig ved ankomsten, hvis der skal betales, således at man før indgangen har computere stående, hvor registrerings- og betalingsprocessen kan gennemføres. Systemet kan herefter udskrive en billet og gæsten kan derefter ankomstregistreres på normal vis.


Spørgeskema:

Kan jeg sende spørgeskema ud uden at invitere folk?
  • Du har mulighed for at sende et spørge-/evalueringsskema til alle de personer som du har tilføjet systemet. Du kan dermed nøjes med at tilføje personer i invitationslisten og stadig sende spørgeskema til dem. Dermed har du mulighed for at for ideer fra potentielle deltager til dit arrangement og dermed tilpasse det til deres ønsker allerede inden det løber af stablen.


Hvorledes sender jeg spørgeskema til kun nogle af mine deltagere?
  • Ønskes at udseende spørgeskema til en bestemt gruppe eller specifik udvalgte deltagere, kan du gå under 2. faneblad ”Håndpluk deltagere” hvor der er mulighed for at søge ud fra de listede filtre.


Fejlet Post:

Hvad betyder fejlet post?
  • Fejlet post er udsendte invitationer, emails, kvitteringsmails etc. som ikke er blevet afleveret til modtageren. Årsagen til at mailen ikke er leveret kan være mange. Kan Conference Manager se årsagen vil det stå udspecificeret under den enkelte fejlede post. Fejlet post kan også henvise til udsendte SMS'er, der ikke kunne leveres.


Hvordan får jeg fjernet "det gule" fejlede post?
  • Klik på "Sendt Post" og under menupunktet "Sendt Post" klik ind på de tal der er i det gule felt og se hvad årsagen er til den fejlede post. Du har samtidig mulighed for at opdatere og gensende deltageres email her. Du kan også tilgå den fejlede post via de enkelte deltagere på deltagerlisten, ved at klikke på deres navn og klikke på "læs mere". Her har du mulighed for at ignorere den fejlede post eller gå i "Sendt post" og redigere email adresse og gensende.