Arrangement

Lad være med at invitere folk om torsdagen!

Hidtil har grundreglen inden for email marketing været, at nyhedsbreve mm. skal udsendes hverdage mellem 8.00 og 15.00, for at give bedst mulig respons, da det er her folk er på arbejde, og har tid til at foretage sig noget online.

Weekenden var erklæret død, og mange afskrev mandage, da indbakken her var fyldt, og mailen derfor ville drukne. Derfor var torsdag ved middagstid blevet defineret som "det gyldne tidspunkt" ud fra en logik om at modtagerne her havde fået styr på ugen, men endnu ikke var gået i weekend-mode.

Flere undersøgelser peger imidlertid på at denne grundregel snart må revideres, og vores statistikbank bakker op om dette.


Responsrate for udsendelser hver af ugens dage

Grafen tager udgangspunkt i de mere end 600.000 invitationer der er udsendt via Conference Manager i år, og udstiller torsdag som den udsendelsesdag med klart ringest responsrate. Forklaringen er enkel: Invitationerne drukner i at hav af andre nyhedsmails som ligeledes udsendes på det ”gyldne tidspunkt”.

Men endnu mere tankevækkende er det, at tallene også afslører at de klart bedste responsrater opnås i weekenden. Flere og flere benytter søndag aften på at rydde indbakken i ro og mag, så de er klar til at tage fat på arbejdet når der mødes ind mandag morgen.

Hvornår er så det rigtige tidspunkt?

Det bombardement af informationer som vi alle udsœttes for hver dag gør det umuligt at pege på et eviggyldigt tidspunkt.

Det rigtige svar er derfor at sœtte sig i deltagerens sted, og bruge sin sunde fornuft!
Invitationen skal udsendes på det tidspunkt, hvor man vurderer at modtageren har bedst mulighed for at tage stilling og svare, f.eks.:

  • Hvis tilmelding krœver koordinering med kollegaer, er hverdage mellem klokken 8 og 15 det bedste tidspunkt.
  • Et betalingsarrangement til private bør udsendes omkring månedsskiftet hvor der er penge på kontoen. Statistikken viser at søndag formiddag er et godt tidspunkt.
  • Modtagere er mere modtagelige overfor Pleasure-arrangementer op til weekenden.

Afholder man en arrangement-rœkke kan man med fordel udsende invitationen på forskellige dage og tidspunkter, og på den måde lœre sin modtagergruppe bedre at kende.

Har remindere effekt?

Godt 33% af tilmeldingerne kommer samme dag, som invitationen er udsendt, mens 33% kommer over de følgende 2-3 dage. Derfor er modtagerne allerede 4-5 dage efter første udsendelse klar til en reminder. Og der er ingen tvivl om at remindere har stor effekt. Faktisk kan det øges responsraten med op til 33 procentpoint.

Få mest ud af dine invitationer!

I gennemsnit ligger responsraten på invitationer sendt ud fra et elektronisk system som f.eks. Conference Manager omkring 20% - det vil altså sige at hver 5. i gennemsnit svarer på invitationen.

Responsraten varierer en hel del fra arrangement til arrangement.
Det har bl.a. betydning om:
  • Arrangementet er interessant for modtageren
  • Om det er tidsmœssigt, geografisk og økonomisk overkommeligt at deltage
  • Om det er sat indbydende og professionelt op
  • Om det er nemt at tilmelde sig
  • Om kvaliteten af invitationslisten er høj
  • Og altså naturligvis tidspunktet for modtagelse af invitationen.


Titlen/overskriften er altafgørende

Meget peger på at titlen/overskriften er den vigtigste enkeltparameter. Forklar kort og prœcist hvad det handler om! Og brug mellem 10 og 40 tegn. Det vœsentlige er at man skœrer alt det overflødige fra, så formuleringen giver mening.

Bør undlades i titlen:
  • Undlad at skive "Hej"
  • Undlad uprœcise forklaringer
  • Undlad at vœkke interesse med lidt for kreative ordspil

En god titel indeholder:
  • Indholdet af mailen, kogt ned til en linje - kort og godt
  • Skriv gerne det du vil have modtageren til - "tilmeld dig"

F.eks. giver en formulering som "Hej, så er det igen blevet tid til en hyggeaften med dine kollegaer" ingen eller ringe respons. Derimod vil en formulering som "Tilmeld dig til Vinsmagning med kollegaerne" give øget respons.

Tip: "Invitationsraketten"

Lœg en plan for udsendelse af:
Invitation, reminder nr. 1 og reminder nr. 2 .. og udsend dem på 3 forskellige dage/tidspunkter. På den måde øges chancen for at ramme modtageren på et godt tidspunkt.

 
Den gode invitations ABC
  • Giv invitationen en kort og beskrivende titel
  • Sœt dig i modtagerens sted i forhold il udsendelsestidspunkt
  • Følg op med remindere (udsendt på forskellige tidspunkter)

Kilder:

Conference Manager statistikbank
e-mail-marketing-firmaet ExactTarget
Mailer mailer: "Email Marketing Metrics Report"