Artikel

En god invitation

Selvom invitationens grundlæggende formål er, at informere og få modtageren til at tilmelde sig, er den også det første møde med arrangementet, og bør afspejle arrangementets stil og tone.

Arrangementet starter med invitationen, og den er derfor en vigtig brik i deltagerens helhedsindtryk.

Det er her forventningerne til arrangementet opstår, og det er vigtigt at strukturere den således, at den både er ærlig og sælgende, så du får skabt forventninger som du kan indfri.

Dette gælder både for opstilling og sprogbrug!

En god invitation bør indeholde

  • Appetitvækker for arrangementet
  • Afholdelsessted og tid
  • Evt. pladsbegrænsning/svarfrist

  • TILMELDINGSLINK!

Sådan griber du skrivningen an:

Se din invitation som en ”billboard” reklame. Den skal lynhurtigt fænge og overbevise modtageren om dit "produkt" - og vise ham, hvor han kan få fat i det!

AIDA-modellen

AIDA-modellen er en let tilgængelig kommunikations-model, som er et glimrende udgangspunkt for opbygning af din invitation.

Den går i al sin enkelthed ud på at strukturere sit budskab som en tragt, der i fire trin, "guider" modtageren til at tage sin beslutning om at "købe produktet" – i dette tilfælde at tilmelde sig arrangementet, og er trods sine over 100 år, stadig flittigt brugt i reklamebranchen.

De 4 steps

Attention (opmærksomhed)
Først skal modtagerens opmærksomhed fanges.
Dette kunne fx gøres med en stor overskrift, et fængende billede eller selve opstillingen af indholdet.

Interest
Nu har du modtagerens opmærksomhed, og skal fastholde interessen, fx ved at fremhæve arrangementets trækplaster. Det kunne være hovedtaleren, indholdet, afholdelsesstedet i sig selv. Det der gør arrangementet interessant

Desire
Denne del skal få modtageren til at ønske sig "produktet" – i dette tilfælde deltagelse. Denne del består ofte af en masse positive ord om produkt, og hvad produktet kan.

Action
Dette er den del som får brugeren til at ”købe produktet” – tilmelde sig. Denne del indeholder information om, hvor man kan "købe produktet.

(Satisfaction)
Det er værd at nævne at mange arbejder med en udvidet AIDA-model som også følger op på indsatsen og sikrer at man indfrier de forventninger der er blevet bygget op omkring "produktet".

Som så mange andre standardiserede modeller, vil den naturligvis passe bedre til nogle arrangementer end andre, men den kan stadig være god at tage udgangspunkt, hvis du ikke helt kan få invitationen til at spille.


Eksempel på brug af AIDA-modellen i en invitation:

Her kan du se et eksempel på hvordan en invitation til et kursus i ”brugen af Conference Manager”, kunne opbygges efter de fire trin i AIDA-modellen:

Din genvej til et vellykket arrangement
(Attention:)

Spar oceaner af tid når I afholder arrangementer - kom på endags kursus og bliv ekspertbruger af Conference Manager.
(Interest:)

Ekspertbruger-kurset klæder dig på til at udnytte alle systemets funktioner, fx at:
» Opsætte SUPER FEDE tilmeldingswebsites og navneskilte
» Lette den administrative tid du bruger på håndtering af arrangementer
» Frigive tid til andre og måske mere spændende opgaver

– din chef vil elske dig for det!

Kurset skræddersyes omkring jeres egne arrangementer, og koster 6500,- inkl. frokost og certificering. I bestemmer selv om det skal afholdes hos jer, eller i vores kursuslokaler.
(Desire:)

Tilmeld dig her
(Action:)

Stikord til indholdet

Formulering
Skriv kort og præcist og gerne i et direkte sprog, som passer til målgruppen og arrangementet.

Segmentering
Har du tydeligt opdelte deltagerkategorier, fx med forskellig tilgang til arrangementet, kan det være en fordel, at oprette separate invitationer, som er tilpasset modtager-grupperne.
Det kan være der skal skrives i et mere formelt sprog til nogle end andre, eller måske hovedformålet for én gruppe er at møde kunder, mens en anden gruppe skal samle inspiration.

Sørg for at have et tydeligt tilmeldingslink
Der må aldrig være tvivl om hvordan man tilmelder sig!

Giv gerne modtageren indtryk af at det er NU de skal handle!
Ordlyd som "Begrænset antal pladser", "Først til mølle" osv. animerer modtageren til at tage stilling med det samme, og du får elimineret en stor del af dem, der ellers vil vente, og så glemmer det igen.

På betalingsarrangementer, kan der også være meget at hente ved at give early-bird rabat, men det kræver selvfølgelig at arrangementet i øvrigt er gearet til det.

Titulation
Start altid med modtagerens navn, hvis du har det, og undlad under alle omstændigheder generelle titulationer som fx til et sundheds-seminar: "kære sundhedsinteresserede" – så er det bedre bare at springe titulationen helt over, og gå direkte til indholdet.

Billeder i invitationen
Der kan være stor forskel på om og hvordan billeder vises i mails. Nogle email-programmer og mobiltelefoner viser billederne fint inde i teksten, andre blokkerer billeder, eller samler dem i en liste i bunden.

Når det er sagt, så betyder førstehåndsindtrykket virkelig noget, og hvis du har et fængende billede, vil vi stadig anbefale dig at bruge det! Når man er opmærksom på problematikken, er det også lettere at følge op med en tekst der får det hele til at hænge sammen, uanset om billedet bliver vist eller ej!

VIGTIGT: Mange Smart phones kan ikke håndtere links på billeder i mails! De vil forsøge at gemme billedet i telefonens billede-mappe, i stedet for at følge linket.
Derfor er det vigtigt at dit tilmeldingslink IKKE er en " TILMELD DIG HER" – billedeknap, men et tekstlink (Altså skriv: Tilmeld dig her)

3 hurtige til en god invitation

Ligesom på tilmeldingswebsitet er der meget at hente ved at have disse 3 læresætninger i baghovedet når du udformer din invitation

1. Tag udgangspunkt i målgruppen
Skriv dine tekster og vælg dine billeder ud fra din målgruppe fremfor egne præferencer!

2. Frem med det vigtigste og væk med resten
Hvad handler det om? Hvad får jeg ud af at deltage? Hvor og hvornår? - og hvordan tilmelder man sig?

3. "Call to action"
Sørg for at man ikke overser tilmeldingslinket, da det er det du gerne vil have modtageren til at klikke på.

Der er mere hjælp at hente i artiklerne:

Hvornår det er bedst at sende invitationer ud

Din genvej til et fedt tilmeldingswebsite





Kilder:
BandWagon
Conference Manager