Artikel

66% laver de samme fejl hver gang - er du en af dem?

En simpel målsætning og efterfølgende evaluéring, giver dig det perfekte værktøj til at gøre hver arrangement endnu bedre end det forrige

En ny undersøgelse vi har foretaget blandt 1300 aktive mødearrangører, viser at kun en tredjedel sætter mål og evaluerer på deres arrangementer.
Det vil med andre ord sige, at to ud af tre, potentielt laver de samme fejl hver gang de inviterer til et arrangement!



Svaghederne skal styrkes og styrkerne skal dyrkes

Grundlæggende handler det om at få oparbejdet en løbende proces, hvor det næste arrangement bliver endnu bedre end det forrige

Når først spørgeskemaet er lavet, kan det som oftest genbruges fra arrangement til arrangement, og I vil hurtigt blive klogere på hvilke spørgsmål der er nyttige, og hvad I evt. mangler

Inddel dit spørgeskema i faser

En let måde at tilgå evalueringer, er at inddele arrangement i faser, sætte mål og efterfølgende evaluere på hvordan hver enkelt forløb.

Det kunne også være I havde nogle "Hot spots" som fx et loungeområde der var indrettet til networking, som I ville evaluere på, eller I ville finde ud af om forplejningen levede op til forventningerne.

I forhold til deltagerne er der mulighed for at rette op på uhensigtsmæssigheder og tilpasse indholdet.

I forhold til personalet er der mulighed for at justere antallet af personale på arrangementets forskellige "hot spots", og sørge for at de har de rigtige hjælpemidler til rådighed.

En let måde at gøre det på

Lad hver deltager bedømme arrangementet på en skala fra 1-5 - læg dem sammen, og få en håndgribelig karakter

Sådan finder du karaktéren:

1 Hver enkelt karakter ganges med antallet der har valgt den, så du har 5 tal

2 Herefter lægges de 5 tal sammen, og divideres med antallet af besvarelser i alt.


Eks:
289 besvarelser er fordelt således:

Karaktér 1 2 3 4 5
Antal svar 10 24 50 100 105





Kilder:
Conference Managers analyse af konferencemarkedet
Bandwagon

Sådan opstilles en målsætning

Ved at formulere en simpel målsætning, tvinger man sig til at tænke faserne igennem, man giver personalet noget konkret at gå efter, og man får et målbart værktøj til at evaluere på

Målsætningen bør være kort og præcis, og både indeholde det man ønsker, og måden dette skal opnås.

En målsætning for arrangementets faglige indhold kunne være:

1) Generelt skal deltagerne føle at de har fået et stort fagligt udbytte
- Dette skal sikres med få, men gode, indlæg og foredragsholdere af høj kvalitet.

2) Indlæggene må ikke blive langtrukne

- Dette skal sikres ved at sætte en grænse på 1,5 time pr. indlæg inkl. pause og indlagt deltagerinvolvering ud over alm. spørgerunde til sidst.




download eksempel

Her kan du downloade et eksempel på hvordan målsætning og evalueringsskemaer kan anskues.

Download PDF




Spørgeskemaet

Med målsætningen som udgangspunkt udformes spørgeskemaet til deltagerne og personalet hver for sig, således at I både kan tilrette indhold/udformning og arbejdsgange

Når først spørgeskemaet er lavet, kan det som oftest genbruges fra arrangement til arrangement, og I vil hurtigt blive klogere på hvilke spørgsmål der er nyttige, og hvad I evt. mangler

Lad være med at spørge hvis du ikke går op i svaret!


Hvis du skal have glæde af evalueringsskemaer, er der nogle grundlæggende ting du skal have styr på:

1) Hvorfor spørger jeg om det?
Hvad er det jeg vil have at vide med dette spørgsmål, og hvad skal jeg bruge det til?

2) Hvordan kan jeg behandle svarene?
Er der behov for uddybende kommentarer - og har jeg tænkt mig at læse disse grundigt igennem?

3) Hvordan bruger jeg den information jeg får ud af det?
Er jeg klar til at foretage evt. ændringer?

Spørgeskemaet om det faglige indhold til deltagerne opbygges sådan:

Vurder venligst arrangementets faglige del på en skala fra 1 til 5 (5=bedst)
1 | 2 | 3 | 4 | 5
(Udregning af karaktér er forklaret ovenfor.)

Hvad synes du om arrangementets faglige niveau?
For lavt niveau | Passende niveau | For højt niveau - Uddyb venligst - Uddyb venligst

Hvor stort var dit faglige udbytte?
1 | 2 | 3 | 4 | 5

Var indlæggene relevante?
Ja | Nej

- Uddyb venligst

Hvad synes du om antallet af indlæg?
For få | Passende | For mange

Hvad synes du om indlæggenes varighed?
For korte | Passende | For lange

Synes du at der var en passende deltagerinvolvering?
Nej, det var for lidt (- Uddyb venligst) | Ja, det var passende | Nej, det var for meget (- Uddyb venligst)

Hvordan passede mængden af pauser?
For få | Passende | For mange


Sådan analyserer du evalueringsskemaerne

Her er en række håndgribelige råd til hvordan du behandler og drager nytte af besvarelserne:

Karakteren

Som skitseret ovenfor er karakteren en let måde at få overblik over deltagernes oplevelse med dine faser og arrangementet som helhed.
Karakteren kan bruges til hurtig sammenligning på tværs af arrangementer, ligesom det i sig selv kan være en målsætning at score en bestemt karaktér.

Friteksten

Spørgsmål med præ-definerede svarmuligheder, er lettest at evaluere på, men alle steder det giver mening, bør I lade deltageren uddybe sit svar med fritekst. Det er især ved besvarelser der indikerer at deltageren ikke er helt tilfreds, at det er nyttigt at finde ud af hvorfor!

... og der er meget at hente, ved at læse disse grundigt igennem, da det er her I finder alle de guldkorn, som ikke lige passer ind i de opstillede kasser, og som kan bruges mere eller mindre direkte i arbejdet med næste arrangement.

Rapporten til næste arrangement

Evalueringen opsummeres i et kort skriv med evt. guldkorn fra fritekstbesvarelserne, om hvad der fungerer, hvad der ikke fungerer, og en plan for forbedringer. Dette skriv medtages når planlægningen af næste arrangement begynder. På den måde undgår i at detaljerne går i glemmebogen, og I har et godt udgangspunkt for at justere indsatsen, så svaghederne kan styrkes, og styrkerne kan dyrkes.