Artikel

Værktøjskassen til ethvert vellykket arrangement

Vi har udformet en række inspirations- og huskelister, der kan hjælpe dig med at planlægge, afholde og afrunde et vellykket arrangement.

Arrangementerne kan variere meget i størrelse og ambitionsniveau, men ens for alle er, at man er rigtig godt på vej, hvis man har fuldstændig styr på sin overordnede plan.

Listerne kan printes og bruges direkte, men fungerer også godt som inspiration til hvordan man kan gribe det an.

Før - Få rammerne på plads

Få styr på dato og afholdelsessted, og gør jer helt klart hvor stort arrangementet skal være, hvem der skal deltage, og hvad de økonomiske rammer tillader. Skal deltagelsen være gratis, delvist- eller fuldt betalt af deltageren? – og I så fald; Hvad er deltagerne villige til at betale?

Download tjeklister:

Download komplet "før"-tjekliste


Hent listerne separat:

Få styr på rammerne Udvælg lokation Kommunikationsplan Planlægning af fagligt indhold
Opstart

I er nødt til at starte med at danne jer et realistisk billede af hvor mange deltagere der kan forventes at komme, ligesom det er afgørende at I får fastlagt jeres ambitionsniveau, både i forhold til service og forplejning, og det faglige og sociale indhold.

Gør jer også tanker om hvordan arrangementet skal financieres, og hvor meget deltagerne evt. vil være villige til at betale for deltagelse.

Indhold og varighed

Konferencer der strækker sig over flere dage, åbner op for en masse muligheder, men er også markant dyrere og mere omfattende at arrangere, da man skal tage stilling til indkvartering, flere måltider og længere program.

Ved korte arrangementet vil deltageren opveje det forventede udbytte med transporttiden, ved længerevarende vil det være tiden mistet fra arbejde og familie der vejes op imod.

Det er derfor vigtigt at sørge for et godt fagligt eller socialt indhold - husk i den forbindelse vigtigheden af networking vde denne type af arrangementer

Markedsføring

Få formuleret en plan for hvornår og hvordan I vil informere om arrangementet.

Under - få styr på det praktiske

Ugerne op til arrangementet løber af stablen, skal meget af det der er planlagt føres ud i livet. Det vil ofte være en hektisk fase, med tidspres og mange løse ender der skal samles – derfor er nogle gode tjeklister guld værd, så der også er styr på de små detaljer som blomster og vand til oplægsholderne mm.

Download tjeklister:

Download komplet "under"-liste


Hent listerne separat:

Klargøring af deltagermateriale Klargøring af lokaler Program skabelon Transport huskeliste Tjekliste for indkvartering Styr på måltider Klargøring af pauseområder Den u-undværlige "James Bond kuffert"

Hvem skal lave arbejdet?

Sørg for at få fordelt opgaverne helt fra start, så de involverede har fastdefinerede ansvarsområder, gerne med deadlines, således at det er let at holde styr på hvad der mangler, og hvem der skal sørge for det.

Fagområder og fritids faciliteter

Skiltning, indregistrering, blomster på bordene, mikrofonanlæg...
Sørg for at sikre jer at der er styr på alt udstyret, bordopstilling, akustik, at der er nok personale og at alle ved hvad de skal.

Generalprøve

Ofte kan det være rart at have gennemført en miniudgave af arrangementer, så evt. uhensigtsmæssigheder kan blive rettet til inden det er for sent.

Det u-forudsete

Hav en plan klar for hvad I gør hvis fx. en oplægsholder udebliver.

Efter - få rundet ordenligt af

Arrangementet slutter ikke år den sidste gæst forlader stedet - der skal evalueres og rapporteres, personalet skal debriefes og der skal følges op på godt og skidt.

Download tjeklister:

Afslutning af konference

Afrunding

Udsend spørgeskemaer til deltagerne, og foretag intern evaluering med personale og oplægsholdere.

Fortsæt konferencen online med facebook-debat, billeder fra arrangementet og reminder om næste arrangement

Få oprettet en endelig deltagerliste og følg op på no-shows, evt. med fakturering af no-show fee. Sørg for at få indesamlet det materiale I skal have med jer, og få afviklet udestående regninger.

Rapportering

Inddrag personale i en intern debat om det faglige og sociale indhold - medtag spørgeskemabesvarelserne

Underret sponsorer og ledelse om forløbet

Komplet planlægningsliste:

Vi har samlet alle listerne i én samlet stor liste som du kan bruge som du vil.

Download komplet
arrangements liste A-Å


Andre nyttige artikler:

Styrk dit arrangment med sociale medier

Hvornår det er bedst at sende invitationer ud





Kilder:
Conference Manager
Aarhus universitet
Bandwagon